ERP este un acronim care se referă la planificarea resurselor unei firme și reprezintă un software complex ce poate conecta prin aplicații specifice fiecare departament și oficiu din cadrul unui agent economic.
Este cea mai bună cale de a lega între ele prin intermediul informațiilor departamentul de contabilitate, departamentul de vânzări, departamentul de achiziții, departamentul de întreținere, iar lista ar putea continua.
În fapt, prin folosirea acestui software complex există garanția că nu se va efectua de două ori aceeași operațiune într-un birou sau în două birouri diferite și că toate departamentele vor dispune de informațiile necesare pentru ca să își crească eficiența muncii pe care o prestează, prin economia de timp pe care o determină.
Acest sistem de planificare a resurselor interne și chiar externe ușurează schimbul de informații și coordonarea personalului companiei în ansamblul său, deoarece angajații sunt orientați spre obținerea aceluiași rezultat, activitatea desfășurându-se cu mai multă ușurință datorită clarificării aspectelor delicate pe care orice proces intern le are.
Departamentul de aprovizionare, spre exemplu, contractează cumpărarea echipamentele sau materiile prime necesare, iar mai apoi, prin mesajul transmis departamentului de contabilitate, acesta din urmă va cunoaște instant data la care trebuie ca să se facă plata acestora.
Sistemele de planificare a resurselor interne și externe ale întreprinderii sunt extrem de flexibile, de aceea ele pot fi personalizate în funcție de necesitățile fiecărei firme în parte.
În plus, aceste aplicații din cadrul unui sistem ERP vor putea fi ulterior updatate, pe măsură ce apar noi cerințe ale agentului economic ce a implementat această soluție modernă de eficientizare a activității de business.
Implementarea unui software ERP poate să fie uneori dificilă deoarece ea implică integrarea tuturor departamentelor din cadrul companiei într-un sistem integrat, ceea ce presupune în mod obiectiv un flux liber de date și informații în scopul declarat al obținerii unei mai bune productivități a muncii și a creșterii profitului.
Necesită oameni pregătiți în departamentul IT, mai ales dacă este vorba și de a updatări ulterior, de o mentenanță profesionistă.
Implementarea sistemului de gestionare a a resurselor întreprinderii respective poate avea probleme și datorită compatibilității cu software-ul existent deja în compania în cauză, deoarece lipsa de compatibilitate poate să reducă eficiența aplicațiilor din cadrul ERP.
Investiția privind implementarea aplicațiilor din cadrul ERP poate să fie destul de costisitoare mai ales pentru agenții economici mici și mijlocii.
Trebuie menționat că software-ul ERP este astfel creat încât oferă o securitate înaltă pentru datele și informațiile firmei, condiția obiectivă fiind aceea ca această garanție să fie menținută în mod corespunzător.
Ca întotdeauna, atunci când se produc schimbări în cadrul unei companii, chiar dacă ele sunt necesare, există o panică printre angajați, unii neputând rezista la aceste modificări pe care nu le înțeleg prea bine. Împiedicarea voită sau din neglijență a circulației datelor și informațiilor în mod automat între departamentele companiei va avea un impact negativ asupra proceselor interne pe baza cărora se desfășoară afacerea, de aceea personalul trebuie să fie bine instruit și să conștientizeze cât de mult îi ajută un sistem ERP. Doar așa această investiție într-o soluție informatică modernă se poate justifica și amortiza în scurtă vreme.
